Содержание

1. Введение
   1. Название Системы
   2. Требования и рекомендации по работе с Системой
   3. Принятые термины и сокращения
2. Общие сведения о Системе
   1. Вход в Систему, выход из Системы
   2. Смена пароля
   3. Основные элементы интерфейса
   4. Разграничение полномочий
   5. Основные функции Системы
3. Заявка на пропуск
   1. Возможные статусы заявки на пропуск
   2. Оформление заявки на пропуск
   1. вкладка "Посетитель"
   1. Справочник посетителей
   2. вкладка "Документ посетителя"
   3. вкладка "Материальные ценности"
   4. вкладка "Автомобиль"
   3. Согласование / отклонение входящих заявок
   4. Контроль заявки на пропуск
   5. Поиск и фильтрация заявок
   6. Выгрузка данных в Exсel
4. Пропуск
   1. Создание пропуска на основании заявки
   2. Создание пропуска без заявки (регистрация посетителя)
   3. Оформление пропуска
   4. Внесение отметок в пропуска
   5. Прочие действия с пропусками
5. Посетители
   1. Посетители
   2. Импорт
6. Функции контроля
   1. Посетители на контроле (Черный список)
   2. Посетители на территории
   3. Журнал аудита
7. Архив
8. Интеграция с СКД
9. Справочники
   1. Cправочник "Пользователи"
   1. Изменение полномочий Пользователя
   2. Cправочник "Сотрудники"
   3. Cправочник "Подразделения"
   4. Cправочник "Должности"
   5. Cправочник "Здания"
   6. Cправочник "Организации"
   7. Cправочник "Карты доступа"
   8. Cправочник "Роли"
   9. Cправочник "Смены"
   10. Cправочник "Уровни доступа"
   11. Cправочник "Группы уровней доступа"
10. Настройки Системы
    1. Персональные настройки Пользователя
    2. Системные параметры
    3. Настройка форм
    4. Лицензия
11. Защита персональных данных

1. Введение

Настоящий документ предназначен для Пользователей автоматизированной системы VisitorControl (далее – Система), участвующих в процессах оформления, согласования и выдачи гостевых пропусков для доступа в Компанию (Здание). В нем представлено описание всех функциональных возможностей Системы.

1.1. Название Системы

Полное название Системы: «Автоматизированная система VisitorControl».

Краткое название Системы: «VisitorControl».

Версия: 2.9

1.2. Требования и рекомендации по работе с Системой

• Пользователю Системы необходимо иметь навыки работы в операционной среде WINDOWS XP и/или WINDOWS Vista и/или WINDOWS 7.
• Пользователь Системы должен уметь пользоваться программой Internet Explorer. При этом установленная на его компьютере версия IE должна быть не ниже версии 7.0.
• Учитывая, что Пользователи Системы могут работать в разных операционных системах, экраны Пользователей могут несущественно отличаться от копий экранов, приведенных в настоящем документе. Отличия могут заключаться в размерах экранных форм, их цветовой палитре и обрамлении.
• Рекомендуемое разрешение экрана, обеспечивающее удобное размещение информации на формах Системы - от 1024x768 точек.

1.3. Принятые термины и сокращения

• Авторизация – процесс, при котором Пользователь запрашивает разрешение на реализацию своих прав в Системе, а Система предоставляет права, доступные Пользователю;
• Группа уровеней доступа (ГУД) – сущность Системы, используемая для интеграции с СКУД, состоящая из одного или нескольких уровней доступа и определяющая права доступа посетителя на охраняемую территорию. ГУД может иметь привязку к одному или нескольким подразделениям компании.
• Запрос на доступ – электронный документ, являющийся основанием для предоставления Пользователю полномочий в Системе.
• Заявка на пропуск – электронный документ, являющийся основанием для оформления пропуска.
• Область распространения права – границы, в пределах которых действует то или иное право доступа;
• Персональные данные (ПД или ПДн) – данные посетителей введённые в систему с целью обеспечения пропускного режима на охраняемый объект;
• Полномочия – совокупность Прав доступа и Ролей Пользователя;
• Пользователь Системы (далее – Пользователь) – сотрудник организации, зарегистрированный в Системе и наделенный определенными Полномочиями;
• Почтовые сообщения Системы (далее – Почтовые сообщения) – информация, поступающая на электронный адрес Пользователя, имеющая уведомительный характер о значимых событиях;
• Право доступа – право Пользователя на выполнение определенных действий над Объектом Системы, ограниченное областью распространения права;
• Роль – совокупность прав доступа, каждое из которых ограничено областью распространения.
• СКУД – система контроля и управления доступом.
• Сотрудник – человек, работающий в организации, включенной в состав объектов пропускного режима.
• Сущность Системы (объект Системы) – элемент, над которым в Системе может быть произведено определенное действие. К объектам Системы относятся:
  • Архив
  • Должность
  • Журнал аудита
  • Заявка на пропуск
  • Здание
  • Компания
  • Параметры системы
  • Подразделение
  • Пользователь
  • Посетитель
  • Пропуск
  • Роль
  • Сотрудник
• Уровень доступа (УД) – сущность Системы,используемая для интеграции с СКУД, которая подкачивается в Систему из СКУД или создается в Системе, и определяющий права доступа посетителя на охраняемую территорию.

2. Общие сведения о Системе

1. Вход в Систему, выход из Системы
2. Смена пароля
3. Основные элементы интерфейса
4. Разграничение полномочий
5. Основные функции Системы

2.1. Вход в Систему, выход из Системы

Для того чтобы войти в Систему, нужно:

• открыть Internet Explorer (версии не ниже 7.0);
• в адресной строке ввести адрес сайта Системы. Адрес можно узнать у администратора Системы или у сотрудника, проводившего установку Системы;
• нажать <Enter>.

Откроется страница авторизации, где нужно ввести свой логин (впоследствии он автоматически запомнится Системой) и пароль (Рис.2.1.1). Если данные введены верно, откроется рабочее окно Системы, после чего можно начинать работу.

Рис.2.1.1. Вход в Систему

Если логин или пароль введены неверно, появится соответствующее сообщение.

Рис.2.1.2. Попытка ввести неверный логин или пароль

Чтобы выйти из Системы, достаточно закрыть Internet Explorer либо нажать соответствующую интерфейсную кнопку.

2.2. Смена пароля

Для смены пароля Пользователю необходимо войти в Систему и нажать кнопку со знаком ключа, находящуюся в верхнем правом углу экрана (рядом с информацией о Пользователе).

Рис.2.2.1. Кнопка смены пароля.

Нажатие эту кнопку приведет к открытию окна смены пароля:

Рис.2.2.2. Окно смены пароля.

Так же окно "Смена пароля" появляется при истечении срока действия пароля.

В соотвествующие поля формы необходимо ввести "Текущий пароль"(старый), а вместо точек ввести "Новый пароль" и подтвердить его.

2.3. Основные элементы интерфейса

Некоторые функционально незначащие элементы дизайна в приобретенном Вами продукте могут отличаться от приведенных в настоящем документе.

Навигация по Системе

Рабочее окно Системы можно условно разделить на следующие части (Рис.2.3.1):

• Главное окно. В нем располагается вся рабочая информация.
• Окно заголовка содержит название Системы, данные о Пользователе, вспомогательные кнопки: настройка, помощь, выход или смена пользователя.
• Главное меню Системы.
• Вкладки главного окна содержат сгруппированную информацию по объекту

Рис.2.3.1. Рабочее окно Системы

Нажав курсором мыши на пункт меню, Пользователь откроет в главном окне форму, соответствующую данному пункту подменю.

Пользователь Системы может получить полную информацию о своих полномочиях, нажав левой кнопкой мыши на поле «Данные о пользователе».

Отображение списков

В Системе список с данными представлен в виде таблиц, интерфейс которых схож во всех разделах Системы (Рис.2.3.2).

Рис.2.3.2. Табличное представление списка объектов.

В левой части окна представлена таблица данных. При выборе любой строки в таблице, данный элемент становится активным и выделяется жирным шрифтом. Справа находится подробное описание выделенного объекта.

Данные в этой таблице могут быть упорядочены (отсортированы) по любому из столбцов, путем нажатия левой кнопки мыши на заголовке столбца. Повторное нажатие приводит к обратной сортировке.

Также можно отметить еще один элемент общего интерфейса табличных окон – это поиск и фильтрация данных. Для запуска поиска, Пользователю нужно всего лишь нажать левой кнопкой мыши на кнопку «Показать/Скрыть фильтр», которая находится в левом нижнем углу окна на Рис.2.3.2.

Открытое окно поиска показано на Рис.2.3.3.

Рис.2.3.3. Окно задания фильтра

Подробнее поиск заявок рассмотрен в п.3.5. "Поиск и фильтрация заявок".

Специальные кнопки интерфейса

В Системе существует несколько кнопок, выполняющих одинаковые действия во многих разделах Системы.

Кнопка	Действие
	автоматическое заполнение полей формы (например, Пользователь набирает первую букву фамилии посетителя, нажимает эту кнопку, а Система сама заполняет недостающие поля, получая информацию из соответствующего справочника базы данных)
	отображение справочников (список посетителей, список карт доступа и пр.)
	отображение подробной информации об объекте (например, это может быть подробная информация о посетителе или принимающем сотруднике)
	выбор даты в прилегающем поле из выпадающего календаря
	внесение комментариев
	просмотр графических файлов (фотографии документов посетителей и пр.)
	выгрузка табличных данных в Excel
	печать табличных данных
	настройка оборудования (сканер, web-камера и пр.)

2.4. Разграничение полномочий

Разграничение полномочий реализовано в Системе путем предоставления Пользователям различных ролей и прав доступа с областями распространения прав.

Роли формируются из набора прав и областей их распространения. Пользователю может быть присвоена одна или несколько ролей. В настройках поставляемой Системы по умолчанию имеется стандартный набор ролей:

• Заявитель;
• Уполномоченный заявитель (секретарь)
• Оператор бюро пропусков;
• Сотрудник службы безопасности
• Администратор
• Администратор только своей компании
• Арендатор

Права доступа, имеющиеся в Системе, приведены в описании Справочника "Роли". Для удобства они сгруппированы по объектам Системы, с которыми можно производить определенные действия, имея эти права.

Права могут быть самодостаточными (при наличии права, его можно реализовать, зайдя в определенный пункт меню Системы) и зависимыми (их можно реализовать только если Пользователю даны и самодостаточные права, от которых зависят первые).

Краткое описание прав для каждой роли приведено в п.2.5. Полный перечень прав каждой роли с областями распространения указан в Cправочнике "Роли"

2.5. Основные функции Системы

В этом разделе представлены функциональные возможности системы в зависимости от ролей Пользователя.

Рассмотрены стандартные роли, предустановленные в системе по умолчанию. При необходимости, администратор может расширить или сократить полномочия одной или нескольких ролей или создать дополнительную роль.

Пользователь с ролью «Заявитель»

Роль «Заявитель» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на пропуск для своих посетителей;
• Осуществлять контроль за своими заявками;
• Отзывать свои заявки;

Пользователь с ролью «Арендатор"

Арендатор - заявитель, имеющий право инициировать заявки для своей компании (подробнее см. роль "Заявитель").

Пользователь с ролью «Уполномоченный заявитель (секретарь)»

Роль «Уполномоченный заявитель (секретарь)» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на пропуск для посетителей сотрудников своего подразделения и всех дочерних подразделений;
• Осуществлять контроль за своими заявками;
• Отзывать свои заявки;
• Согласовывать заявки на пропуск своего подразделения и всех дочерних подразделений;
• Вести список «посетителей на контроле»;

Пользователь с ролью «Оператор бюро пропусков»

Роль «Оператор бюро пропусков» дает возможность Пользователю Системы:

• Осуществлять контроль за заявками всех Пользователей своего здания;
• Оформлять пропуска на доступ в Компанию (для посетителей всех сотрудников своего здания) на основании активной заявки или без нее;
• Просматривать справочник всех посетителей своего здания и их документов;
• Вносить отметку о выходе посетителя из здания;
• Выгружать реестры пропусков в MS Excel;

Пользователь с ролью «Администратор»

Роль «Администратор» дает возможность Пользователю Системы:

• Редактировать настройки Системы;
• Вести справочники ролей, Сотрудников, Пользователей, подразделений, зданий, должностей;
• Просматривать журнал аудита;

Пользователь с ролью «Администратор своей компании"

Эта роль дает возможность Пользователю Системы администрировать (т.е. вести справочники) только своей компании либо компаний, которые ему назначены списком (подробнее см. роль "Администратор").

Пользователь с ролью «Сотрудник службы безопасности»

Роль «Сотрудник службы безопасности» дает возможность Пользователю Системы:

• Вести список «посетителей на контроле» для своего здания;
• Просматривать список заявок и пропусков для всех компаний;
• Импортировать в систему список посетителей в формате XLS;
• Выгружать реестры пропусков в MS Excel;
• Просматривать журнала аудита.

Все полномочия конкретной роли можно найти в Справочнике "Роли".

3. Заявка на пропуск

Если пропускной режим компании подразумевает проход посетителей на территорию по заранее согласованным спискам, необходимо воспользоваться функцией Заявка на пропуск. Предварительная заявка может согласовываться  с Уполномоченным заявителем (секретарем) Системы, а затем передваться в бюро пропусков. Далее сотрудник бюро пропусков на основании заявки оформит пропуск и выдаст посетителю карту доступа в Компанию.

1. Возможные статусы заявки на пропуск
2. Оформление заявки на пропуск
1. вкладка "Посетитель"
1. Справочник посетителей
2. вкладка "Документ посетителя"
3. вкладка "Материальные ценности"
4. вкладка "Автомобиль"
3. Согласование / отклонение входящих заявок
4. Контроль заявки на пропуск
5. Поиск и фильтрация заявок
6. Выгрузка данных в Exсel

В Системе также предусмотрена возможность оформления пропуска без заявки – по факту прихода посетителю.

3.1. Возможные статусы заявки на пропуск

В ходе всего жизненного цикла заявки на пропуск могут изменять свой статус. Для проверки статуса заявки достаточно зайти в раздел «Заявки → Журнал заявок» (Рис.3.1.1).

Рис.3.1.1. Статус заявки на пропуск

В зависимости от действий Пользователей, заявки могут принимать следующие статусы:

Для удобства работы с заявками, меню "Заявки" имеет подгруппы заявок по статусам. В каждой из этих страниц собраны заявки, которые в данный момент имеют соответствующий статус. Журнал заявок содержит все заявки.

Рис.3.1.2. Меню "Заявки"

3.2. Оформление заявки на пропуск

Для оформления заявки на пропуск в Компанию, Пользователю необходимо зайти в раздел «Заявки → Оформление» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.2.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками

Рис.3.2.1. Оформление заявки на пропуск.

В зависимости от настроек Системы, в рабочей области формы "Оформление заявки на пропуск" может находиться различный набор вкладок.

Также возможна настройка полей на данных вкладках: поля могут быть видны или скрыты, обязательны для заполнения или необязательны (о настройке форм см. 10.3 "Настройка форм").

Рис.3.2.2. Оформление заявки на пропуск с измененными настройками формы (одна вкладка - "Посетитель", также на форму выведены не все поля).

Для Пользователя, обладающего правами заказа заявок на определенный срок (в настройках по умолчанию это право есть у роли «Уполномоченный заявитель (секретарь)»), форма заявки на пропуск будет выглядеть несколько иначе – добавится даты начала и окончания посещения, возможного количества посещений по данной заявке, срок действия пропуска и время действия (о настройке прав см. 9.9 "Справочник Роли").

Рис.3.2.3. Оформление заявки на пропуск с указанием срока посещения, числа посещений, срока действия пропуска и времени действия.

Чтобы отправить заявку, необходимо заполнить форму заявки и нажать кнопку «Отправить заявку».

Описание возможных действий Пользователя на различных вкладках при оформлении заявки приведено далее:

1. вкладка "Посетитель"
1. Справочник посетителей
2. вкладка "Документ посетителя"
3. вкладка "Материальные ценности"
4. вкладка "Автомобиль"

Если Пользователь обладает правами Уполномоченного заявителя (секретаря), заявка после отправки сразу поступает в бюро пропусков; а если у пользователя нет такого права, то Система предоставляет возможность выбрать согласующего - уполномоченного сотрудника для дальнейшего согласования заявки (Рис.3.2.4).

Рис.3.2.4. Выбор согласующего лица.

По умолчанию в списке уполномоченных лиц отображены только сотрудники, принадлежащие к тому же подразделению, что и заявитель; чтобы увидеть всех сотрудников компании, имеющих право согласования заявок, необходимо выделить соответствующую опцию (см. Рис.3.2.4).

После отправки заявки появляется соответствующее уведомление.

Рис.3.2.5. Уведомление об отправке заявки

После оформления заявки, открывается форма с подробной информацией о заявке. Далее Вы можете совершить с ней различные действия: Отозвать, Редактировать, Оформить пропуск. На форме будут соответствующие кнопки, если Вы обладаете соответствующими правами.

Рис.3.2.6. Заявка после отправки

В случае, если на данного посетителя уже есть оформленные действующие заявки, появится предупреждение:

Рис.3.2.7. Предупреждение о существовании оформленных заявок.

3.2.1. Вкладка "Посетитель"

При выборе меню "Заявка → Оформление", первой открывается вкладка "Посетитель"

Рис.3.2.1.1 Вкладка "Посетитель".

Вкладка "Посетитель" может содержать следующие поля:

Данные о посетителе в заявку могут быть внесены автоматически: для этого необходимо воспользоваться Справочником посетителей.

3.2.1.1. Справочник посетителей

Для упрощения заполнения заявки на пропуск можно воспользоваться кнопкой автоматического заполнения полей (если посетитель приходит не в первый раз). Для этого достаточно ввести первые буквы фамилии в соответствующее поле и нажать кнопку . Если это не первая заявка для данного посетителя, значит его данные сохранились в справочнике посетителей и после выполнения вышеописанных действий, запись будет найдена в справочнике и поля формы заявки на пропуск будут автоматически заполнены.

Чтобы открыть справочник нажмите на кнопку . По умолчанию открывается пустая форма справочника. Если Вы нажмете кнопку "Найти", то увидете все записи посетителей.

На Рис.3.2.1.1 показан вид Справочника посетителей.

Рис.3.2.1.1. Справочник посетителей.

Чтобы найти посетителя в справочнике, фамилию посетителя (или первые буквы фамилии) в поле "Фамилия" и нажмите кнопку "Найти" или Enter - Система покажет все записи, удовлетворяющие заданным условиям:

Рис.3.2.1.2. Поиск посетителя по фамилии.

В нижней части окна справочника находится отметка "персональный справочник посетителей". Если опция установлена, то поиск происходит только по записям, Вами ранее созданным, если опция снята, поиск происходит по всем записям, доступным Вам по правам.

Если в окне Справочника посетителей один раз нажать курсором мышки на ФИО посетителя, откроется его фотография (в случае, если она была ранее сохранена в БД):

Рис.3.2.1.3. Пример записи с открытой фотографией.

Если в окне Справочника посетителей, Вы, выделив посетителя, нажмете кнопку "Информация о посетителе" , откроется окно подробной информации о посетителе:

Рис.3.2.1.4. Подробная информация о посетителе.

Чтобы внести информацию о посетителе в заявку, нужно в Справочнике посетителей выделить строку с информацией о нем и нажать кнопку "Выбрать", либо дважды нажать курсором мышки на строке с выбираемой записью. В этом случае полностью заполняются вкладки предварительной заявки на пропуск: "Посетитель", "Документ посетителя", а на вкладку "Автомобиль", выводится список ранее введенных автомобилей, из которых Вы уже можете выбрать тот, на котором сегодня приехал посетитель.

3.2.2. Вкладка "Документ посетителя"

Следующая вкладка "Документ посетителя"

Рис.3.2.2.1 Вкладка "Документ посетителя".

Вкладка "Документ посетителя" может содержать следующие поля:

Типы документов могут быть следующими:

Рис.3.2.2.2. Список типов документа.

Если заполнять заявку с помощью Справочника посетителей, то вкладка "Документ посетителя тоже будет автоматически заполнена. Будет указан документ, с которым ранее приходил Посетитель.

3.2.3. Вкладка "Материальные ценности"

Вкладка "Материальные ценности" имеет следующий интерфейс

Рис.3.2.3.1 Вкладка "Материальные ценности".

Вкладка может содержать следующие поля:

Если Посетитель вносит несколько разнообразных предметов, которые необходимо отметить в пропуске, воспользуйтесь кнопкой со знаком "+", после ее нажатия будут добавлены дополнительные поля. После нескольких нажатий на эту кнопку, форма может приобрести следующий вид:

Рис.3.2.3.2. Вид вкладки "Материальные ценности" при указании нескольких разнообразных предметов.

Информация о материальных ценностях не вносится в справочник пользователей, поэтому независимо от того, заполняли Вы заявку вручную или автоматически, информация о материальных ценностях всегда нужно вносить вручную.

3.2.4. Вкладка "Автомобиль"

Эта вкладка имеет следующий вид

Рис.3.2.4.1 Вкладка "Автомобиль".

Вкладка может содержать следующие поля:

Если заявка на пропуск была оформлена автоматически, то на вкладку будет выведена информация о автомобилях, на которых ранее приезжал посетитель:

Рис.3.2.4.2 Выбор автомобиля, на котором ранее приезжал посетитель.

Нажатие курсором мыши на автомобиле приведет к заполнению формы "Автомобиль".

3.3. Согласование / отклонение входящих заявок

Для просмотра входящих заявок Пользователю, обладающему правами согласования заявок, необходимо зайти в раздел «Заявки → Входящие».

Для согласования заявки на пропуск в Компанию, Пользователю достаточно выбрать нужную заявку, открыть ее, проверить поля заявки и нажать кнопку «согласовать» (Рис.3.3.1).

Рис.3.3.1. Просмотр и согласование заявок на пропуск.

При необходимости можно внести коррективы в заявку. Чтобы открыть заявку на редактирование, достаточно  нажать кнопку "Редактировать".

После нажатия кнопки «Согласовать» появится сообщение об успешном согласовании заявки. При этом заявка направляется в бюро пропусков для оформления пропуска посетителю.

Для отклонения заявки на пропуск Пользователю необходимо выделить нужную заявку и нажать кнопку «Отклонить» (Рис.3.3.1).

Система предложит ввести причину отклонения заявки в форме "Резолюция отказа", после заполнения которой заявка будет возвращена заявителю и примет статус «Отклонена».

Рис.3.3.2. Резолюция отказа.

3.4. Контроль заявки на пропуск

Пока на основании заявки не оформлен пропуск, Пользователи, имеющие соответствующие права, могут внести исправления в заявку или отозвать ее.

Для корректировки ранее оформленной заявки, Пользователю необходимо зайти в раздел «Заявки → Журнал заявок», выбрать в таблице заявок нужную заявку и нажать кнопку «Редактировать».

После нажатия кнопки «Редактировать» Пользователь увидит форму заявки с возможностью редактирования полей (Рис.3.4.1). После внесения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить изменения».

Рис.3.4.1. Внесение изменений в заявку на пропуск.

Для отзыва ранее оформленной заявки на пропуск Пользователю необходимо зайти в раздел «Заявки → Журнал заявок», нажать курсором мыши на строку с нужной заявкой в таблице заявок и нажать кнопку «Отозвать».

После этих действий заявка принимает статус "Отозвана" и становится доступна для редактирования только создавшему ее Пользователю. После внесения необходимых изменений заявку можно заново направить в работу.

Для просмотра отклоненных заявок, Пользователю необходимо зайти в раздел «Заявки → Отклоненные». В этом разделе представлены созданные им заявки, которые были отклонены согласующими лицами (Рис.3.4.2).

Рис.3.4.2. Просмотр отклоненной заявки.

Пользователь, ознакомившись с причиной отклонения, может еще раз отправить заявку на согласование Уполномоченному пользователю. Для этого нужно нажать кнопку «Редактировать», изменить необходимые поля заявки и нажать кнопку «Сохранить изменения». После этого Система предложит снова выбрать Уполномоченного пользователя для согласования.

3.5. Поиск и фильтрация заявок

Для поиска и фильтрации заявок на пропуск в Компанию, необходимо зайти в раздел «Заявки → Журнал заявок». Для запуска поиска, нужно нажать левой кнопкой мыши на кнопке «Показать/Скрыть фильтр», которая находится в левом нижнем углу окна.

Пользователь может воспользоваться следующими критериями поиска:

• № заявки
• Инициатор
• Статус заявки
• ФИО посетителя
• Фирма посетителя
• Авто посетителя
• Заявки, оформленные за (период)
• С датой посещения за (период)
• Время действия заявки (период)
• Подразделение-инициатор
• ФИО принимающего
• Организация принимающего
• Адрес принимающего

Поиск и фильтрация заявок могут вестись по одному или одновременно по нескольким критериям.

Для начала поиска требуется заполнить одно или несколько полей в форме поиска и нажать на кнопку «Начать поиск» (Рис.3.5.1).

Если не будет определен ни один из критериев, Система выдаст полный перечень заявок на пропуск в соответствии с правами доступа Пользователя (в пределах ограничения на количество отображаемых записей: по умолчанию 500).

Рис.3.5.1. Поиск/фильтрация заявок на пропуск

3.6. Выгрузка данных в Exсel

Для выгрузки в Excel заявок на пропуск в Компанию, Пользователю необходимо зайти в раздел «Заявки → Журнал заявок» и нажать на кнопку . В Excel выгружаются все данные, отображенные в таблице заявок. На Рис.3.6.1 показано окно с выгружаемой таблицей, а на Рис.3.6.2 результат выгрузки в Excel.

Рис.3.6.1. Выгружаемые данные заявок на пропуск в Excel

Рис.3.6.2. Фрагмент таблицы Excel с результатами выгрузки

4. Пропуск

После того, как заявка на пропуск согласована, она становится доступной Пользователям с ролью «Оператор бюро пропусков». На основании заявки оператор оформляет пропуск. Так же пропуск может быть оформлен без заявки, если пропускной режим предприятия это допускает. В качестве пропуска посетитель получает распечатанный пропуск или карту доступа. По окончании визита посетитель сдает распечатанный пропуск (либо карту доступа) в бюро пропусков или на пост охраны, и в VisitorControl ставится отметка о сдаче пропуска.

1. Создание пропуска на основании заявки
2. Создание пропуска без заявки (регистрация посетителя)
3. Оформление пропуска
4. Внесение отметок в пропуска
5. Прочие действия с пропусками

4.1. Создание пропуска на основании заявки

Для оформления пропуска на основании заявки Пользователь должен обладать правом «Оформление пропуска по заявке». В настройках по умолчанию, поставляемой Системы, таким правом обладают Пользователи с ролью «Оператор бюро пропусков». Кроме того, они обладают правом «Просмотр журнала заявок на пропуск». Наличие этих прав дает возможность оформить пропуск двумя способами.

Создание пропуска из пункта меню «Заявки»

Для создания пропуска нужно:

1. Войти в пункт меню «Заявки → Действующие» или «Заявки → Журнал заявок»
2. Выбрать среди действующих заявок нужную (можно воспользоваться поиском) (Рис.4.1). При необходимости можно внести комментарии к заявке. Чтобы открыть поле внесения комментариев, нужно нажать кнопку .

Рис.4.1 Оформление пропуска из пункта меню «Заявки»

3. Нажать кнопку «Оформить пропуск».
4. В появившемся окне продолжить оформление пропуска

Создание пропуска из пункта меню «Пропуска»

Для создания пропуска нужно:

1. Войти в пункт меню «Пропуска → Оформление по заявке» (Рис.4.2)

Рис.4.2. Оформление пропуска

2. Произвести поиск действующей заявки на данного посетителя. Для этого удобнее и быстрее всего ввести первые две-три буквы фамилии посетителя и нажать Enter, либо кнопку автоматического заполнения . Если в Системе находятся несколько действующих заявок на людей с фамилиями, удовлетворяющими заданным условиям поиска, то откротся список заявок; где вы сможете выбрать нужную заявку (Рис.4.3).

Рис.4.3. Выбор посетителя по первым буквам фамилии

3. Если существует только одна действующая заявка на человека с фамилией, удовлетворяющей условиям поиска, то Система автоматически заполнит все необходимые поля формы.

Есть другой способ поиска заявки: нажатие на кнопку откроет список всех действующих заявок.

Если на искомого посетителя нет заявки, Система выдаст сообщение:

.

Рис.4.4. Предложение уведомить о поступлении заявки

Если нажать кнопку "OK", то при поступлении заявки Система уведомит пользователя:

.

Рис.4.5. Уведомление о поступлении заявки

Если нажать кнопку "OK", то при Система перейдёт к процедуре оформления пропуска

4.2. Создание пропуска без заявки (регистрация посетителя)

Если пропускной режим в организации допускает регистрацию Посетителей по факту прихода, значит роли «Оператор бюро пропусков» необходимо право "Оформление пропуска без заявки". Пользователь с таким правом получает возможность самостоятельно принимать решение о пропуске Посетителя в здание и регистрировать его без предварительной заявки (в настройках по умолчанию роль «Оператор бюро пропусков» обладает этим правом).

Создание пропуска без предварительной заявки

Ручная регистрация

Для создания пропуска без заявки нужно:

1. Войти в пункт меню «Пропуска → Регистрация посетителя».
2. Проверить, был ли этот посетитель уже на территории, или приходит впервые. Для этого удобнее и быстрее всего ввести первые две-три буквы фамилии посетителя и нажать Enter, либо кнопку автоматического заполнения .
   Если посетитель приходит уже не в первый раз, то Система автоматически заполнит все необходимые поля формы.
   Если существует несколько посетителей с фамилиями, удовлетворяющими условиям поиска, то откроется список этих людей, где вы сможете выбрать нужного вам человека (точно так же, как и при оформлении пропуска по заявке).
3. Если посетитель приходит впервые необходимо заполнить поля формы обязательные к заполнению.

Автоматизированная регистрация с помощью сканирования и распознавания документа*

Автоматизированная регистрация посетителя возможна только в случае, если посетитель предоставляет для регистрации один из следующих документов : Паспорт гражданина РФ, Водительское удостоверение нового образца, Заграничный паспорт гражданина РФ. Предварительно администратором Системы в Параметрах системы должна быть включена настройка "Использовать распознавание".

Для создания пропуска без заявки нужно:

1. Войти в пункт меню «Пропуска → Регистрация посетителя».
2. Проверить готовность Модуля распознавания к работе. Для этого необходимо открыть Журнал сообщений системы, нажав на значок в левом нижнем углу окна. Он должен содержать сообщение о готовности модуля распознавания к работе (Рис.4.5а).



Рис.4.5а Журнал сообщений

3. Проверить, был ли этот посетитель уже на территории, или приходит впервые. Для этого удобнее и быстрее всего ввести первые две-три буквы фамилии посетителя и нажать Enter, либо кнопку автоматического заполнения .
   Если посетитель приходит уже не в первый раз, то Система автоматически заполнит все необходимые поля формы.
   Если существует несколько посетителей с фамилиями, удовлетворяющими условиям поиска, то откроется список этих людей, где вы сможете выбрать нужного вам человека (точно так же, как и при оформлении пропуска по заявке).
4. Если посетитель приходит впервые необходимо положить документ посетителя в сканер.
5. Выбрать тип документа. (Замечание: Если тип документа выбран не верно, то система автоматически попытается определить тип, среди типов документов годных к автоматической регистрации, в том случае, если Администратором, в настройках системы, включен режим "Определять тип документа при распознавании". Автоматическое определение типа документа обеспечивается только клиентским типом распознавания.).
6. Проверить, чтоб галочка "Распознать этот документ" была проставлена.
7. Нажать на кнопку "Изображение со сканера". (Процедура подключения и настройки сканера подробно изложена в пункте 4.3.).
8. После окончания процесса сканирования документа Система выдаст сообщение о начале процесса распознавания документа (Рис.4.5б).



Рис.4.5б Процесс распознавания документа

9. После автоматического заполнения полей из распознанного документа необходимо проверить правильность распознавания каждого из полей. Для помощи в проверке полей Система автоматически помечает каждое из распознанных полей цветом, который означает: синий - поле распознанно; жёлтый - возможны неточности; крассный - поле не распознанно. Так же для удобства проверки, при наведении курсора на поле с распознанными данными Система предоставляет к просмотру элемент изображения из которого получены данные (Рис.4.5в).



Рис.4.5в Атоматическое заполнение полей данными.

Процесс оформления пропуска изложен в пункте 4.3..

*Опция действительна при подключении соответствующего модуля.

4.3. Оформление пропуска

После создания пропуска на основании заявки или без заявки (по факту прихода) Пользователю необходимо:

1. Заполнить недостающие реквизиты пропуска (например, организация посетителя и пр.), если посетитель приходит в первый раз (в противном случае реквизиты уже будут автоматически подставлены в процессе создания пропуска – п.4.1, п.4.2).
   
   В зависимости от настройки формы оформления пропуска в рабочей области окна может быть различный набор вкладок (например, «Посетитель (ФИО, документы пр.)», «Автомобиль», «Материальные ценности», «Принимающая сторона»). Кроме того, настраиваются и поля на данных вкладках – могут быть видны или скрыты, а также обязательны для заполнения или нет (Рис.4.8, Рис.4.9).

Рис.4.8. Оформление пропуска

Рис.4.9. Оформление пропуска с измененными настройками формы.

2. Добавить фотографию документа посетителя со сканера / камеры / с диска. Для этого необходимо выбрать тип документа в соответствующем поле (Рис.4.10) и нажать расположенную рядом кнопку .

Рис.4.10. Выбор типа документа.

Откроется окно информации о документе и подключенных устройствах (Рис.4.11).

Рис.4.11. Окно сохранения фотографий документов.

Для реализации возможности сохранения фотографий документов посетителей, необходимо произвести настройку оборудования (сканер / web-камера). Для открытия окна настройки оборудования нужно нажать кнопку (Рис.4.11).

Драйвера устройств (сканер / web-камера) должны быть уже установлены на компьютер. Тогда любое из них можно выбрать в списке «Зарегистрированные устройства» и подключить.

Рис.4.12. Окно добавления и удаления сканера / web-камеры.

Для настройки параметров сканирования (разрешение: 300dpi, цветность: 24 bit) необходимо проставить галочку "Показывать диалог сканирования"

После настройки появляется возможность прикрепить к пропуску фотографию, сохраненную с любого из этих устройств, или изображение, предварительно сохраненное на диске.

Для сохранения фотографии с web-камеры необходимо выбрать в поле «Устройства» (Рис.4.12) подключенную web-камеру, тогда в поле «Просмотр» будет отображаться видеопоток с данного устройства в режиме on-line. При нажатии кнопки «Изображение с камеры» будет захватываться снимок видеопотока и сохраняться в поле «Снимки» (Рис.4.13). Каждый сделанный снимок можно увеличить для просмотра (кликнув левой клавишей мышки на нем самом) или удалить (кликнув левой клавишей мышки на крестик рядом со снимком). По окончании сохранения снимков необходимо нажать кнопку возврата к оформлению пропуска .

Рис.4.13. Сохранение фотографии документа с web-камеры.

Для сохранения фотографии со сканера необходимо выбрать в поле «Устройства» (Рис.4.12) подключенный сканер (Рис.4.14), тогда при нажатии кнопки «Изображение со сканера» появится диалог сканирования (Рис.4.15) (если в «Окне добавления и удаления сканера» для данного сканера стоит отметка «Показывать диалог сканирования», Рис.4.12). После закрытия окна диалога, отсканированное изображение появится в поле «Просмотр», где его можно повернуть с помощью соответствующих кнопок (, , ) и сохранить в поле «Снимки». Каждый сделанный снимок можно увеличить для просмотра (кликнув левой клавишей мышки на нем самом) или удалить (кликнув левой клавишей мышки на крестик рядом со снимком). По окончании сохранения снимков необходимо нажать кнопку возврата к оформлению пропуска .

Рис.4.14. Сохранение фотографии документа со сканера.

Рис.4.15. Диалог сканирования (может отличаться для разных сканеров).

Для сохранения фотографии с жесткого диска не требуется подключать какие-либо устройства, достаточно нажать кнопку в поле "Просмотр" (Рис.4.11), в результате появится стандартное диалоговое окно (Рис.4.17, 4.18). Данное окно позволит найти нужный файл и разместить его в поле «Просмотр», где изображение можно повернуть с помощью соответствующих кнопок (, , ) и сохранить(). Результат будет отображен в поле «Снимки». Каждый сохраненный снимок можно увеличить для просмотра (нажав левой клавишей мышки на нем самом) или удалить (нажав левой клавишей мышки на крестик рядом со снимком). По окончании сохранения снимков необходимо нажать кнопку возврата к оформлению пропуска .

Рис.4.17. Диалог открытия файла с жесткого диска.

Рис.4.18. Диалог поиска файла на жестком диске.

3. Выбрать свободную карту доступа (Рис.4.19), если в настройках Системы указано «Для доступа в здание используются: карты доступа». Для этого необходимо открыть список свободных карт доступа (Рис.4.20) по кнопке рядом с полем «Карта доступа» и выбрать любую карту двойным кликом левой кнопкой мыши или нажатием кнопки «Выбрать»(Если в поставку Системы входит Модуль идентификации гостевой карты при оформлении пропуска, то выбор карты осуществляется прикладыванием выдаваемой карты к считывателю).

Рис.4.19. Выбор карты доступа в здание.

Рис.4.20. Список свободных карт доступа.

4. Нажать кнопку «Оформить пропуск». Если не заполнены обязательные поля формы, Система выдаст соответствующее сообщение (Рис.4.21)

Рис.4.21. Уведомление о незаполненных полях.

Если все заполнено правильно, Система открывает диалоговое окно с подтверждением успешного оформления пропуска (Рис.4.22) и окно печати пропуска с диалогом выбора принтера для печати (Рис.4.23). (Появление данных диалоговых окон можно отключить в настройках системы)

Рис.4.22. Информационное окно пропуска.

Рис.4.23. Форма пропуска для печати

Вид пропуска может изменяться в зависимости от настроек системы: какие поля должны выводиться на пропуск, должна ли выводиться на пропуск фотография, штрих-код, место расположения штрих-кода и т.д. (подробнее см. п. 7.2).

4.4. Внесение отметок в пропуска

Пользователь, обладающий правом «Внесение отметки об окончании посещения», после ухода посетителя имеет возможность на соответствующем пропуске поставить отметку об окончании посещения.

Пользователь с правом «Отметка о выходе посетителя» может в Системе проставить отметку о сдаче пропуска (уходе посетителя).

Для этого нужно:

1. Войти в пункт меню «Пропуска → Активные» (для просмотра только активных пропусков) или «Пропуска → Журнал пропусков» (для просмотра всех пропусков, входящих в область распространения выше перечисленных прав).
2. Выбрать нужный пропуск. В правом окне, появятся информация и соответствующие правам кнопки.



Рис.4.4.1. Просмотр активных пропусков

3. Нажать кнопку «Внести отметку об окончании посещения» и/или «Внести отметку о сдаче пропуска»



Рис.4.4.2. Внесение отметки в активный пропуск

4. После сдачи пропуска появится соответствующее сообщение



Рис.4.4.3. Сообщение о простановке отметки в пропуск.

4.5. Прочие действия с пропусками

Если у Пользователя есть соответствующие права, он может:

• Осуществлять поиск/фильтрацию пропусков;
• Выгружать реестр пропусков в Excel.

Эти действия с пропусками аналогичны действиям с заявками на пропуск, описанным в разделах 3.5 и 3.6.

5. Посетители

1. Посетители
2. Импорт

5.1. Посетители

Увидеть данные по всем посетителям можно, воспользовавшись меню "Посетители → Посетители».

Рис.5.1.1. Вид окна "Посетители".

Внимание! Пользователь будет видеть только тех Посетителей, информация по которым доступна ему по правам (см. 9.8 "Справочник "Роли").

Список Посетителей содержит следующие колонки:

• Организация - название компании Посетителя.
• На терр. - отметка, находится ли Посетитель в данный момент на территори (отображается при использовании интеграции с СКУД);
• Пропуск - отметка, есть ли у него на руках активный пропуск;
• Конт. - отметка, стоит ли посетитель на контроле.

В правой части окна, где отображается информация о Посетителе, вы можете посмотреть все его посещения, нажав кнопку "Просмотр посещений", либо поставить его на контроль (подробно см. 6.1), нажав кнопку "Контроль".

Вы можете выбрать нужных Посетителей, задав необходимые параметры фильтра.

5.2. Импорт

Для повышения удобства работы, в Системе реализована функция Импорта посетителей. Открыть окно Импорта посетителей можно, воспользовавшись меню "Посетители → Импорт». Откроется окно импорта.

Рис.5.2.1. Вид окна "Импорт посетителей".

Загружаемый список пользователей должен быть оформлен в стандартном виде. Нажатие на ссылку "Шаблон" приведет к загрузке файла шаблона, заполнив который и загрузив в Систему, вы импортируете посетителей в БД

Рис.5.2.3. Загрузка шаблона для импорта.

Нажатие на кнопку "Дополнительно" приведет к открытию области дополнительных параметров импорта. Проверьте, правильно ли у Вас выставлены настройки импорта

Рис.5.2.4. Дополнительные параметры импорта.

Для начала импорта нажмите на кнопку "Обзор" и выберите файл в формате .xls со списком Посетителей, после чего нажмите кнопку "Импорт".

По результатам импорта Система покажет отчет из трех частей: Содержимое загруженного файла, Импортированные записи, Восстановленные записи

Рис.5.2.5. Пример отчета по результам импорта.

Восстановленные записи - это записи, которые ранне были удалены, но благодаря импорту, были восстановлены в Системе.

6. Функции контроля

В Системе присутствуют несколько функций для контроля посетителей и сотрудников.

1. Посетители на контроле (Черный список)
2. Посетители на территории
3. Журнал аудита

6.1. Посетители на контроле (Черный список)

В журнале «Посетители на контроле» находятся все подозрительные, с точки зрения службы безопасности, посетители Компании («Черный список»). Чтобы открыть Черный список, воспользуйтесь меню «Посетители → На контроле» (Рис.6.1).

Рис.6.1. Журнал «Посетители на контроле»

Доступ к данному справочнику имеют только Пользователи, наделенные соответствующими правами. По умолчанию, Пользователь с ролью «Сотрудник службы безопасности» может ставить на контроль любого посетителя. Также Пользователь с ролью «Уполномоченный заявитель (секретарь)» может ставить на контроль своих посетителей.

В Системе реализовано два различных типа постановки Посетителя на контроль: с блокировкой выдачи пропуска и без блокировки.

1. Блокирование выдачи пропуска делает невозможным выписать пропуск данному Посетителю. При попытке оформить пропуск на такого Посетителя, Система будет выдавать сообщение: «Выдача пропуска для посетителя заблокирована!»

2. Постановка на контроль без блокирования позволяет выписать Посетителю пропуск, при этом информирует сотрудника Бюро пропусков о том, что Посетитель находится на контроле. Во время оформления пропуска Оператор бюро пропусков получает соответствующее сообщение. Если при постановке Посетителя на контроль было заполнено поле "Дополнительные указания", то эта информация также будет выведена в сообщение. Например:

Рис.6.2. Пример: сообщение с "Дополнительными указаниями".

Чтобы добавить нового посетителя в Черный список, нужно

1. Нажать кнопку "Добавить нового".
2. В форме "Информация о посетителе" вести необходимые данные.
3. Выставить опцию: блокировать выдачу пропуска или не блокировать выдачу пропуска. (если выбрана опция "заблокировать" - сотрудник бюро пропусков не сможет выписать пропуск).
4. При необходимости заполнить поле "Дополнительные указания".
5. Нажать кнопку "Поставить на контроль".

Также можно добавить Посетителя в «Черный список» из окна «Информация о посетителе». Для этого откройте информацию о Посетителе и нажмите на форме кнопку "Контроль", после чего развернется область "Постановка посетителя на Контроль":

Рис.6.3. Добавление Посетителя в "Черный список" из окна "Информация о посетителе".

Обратите внимание, чтобы поставить на контроль документ Посетителя, необходимо предварительно отметить соответствующий документ, а только после этого нажать кнопку "Поставить на контроль". Это избавит Вас от необходимости вводить информацию о документе вручную.

Чтобы изменить данные о Посетителе в "Черном списке" или удалить его из списка, нужно:

1. Выбрать в списке нужного Посетителя (Рис.6.4).
2. Отредактировать данные
3. Нажать кнопку «Сохранить» (для сохранения) или «Снять с контроля» (для удаления Посетителя из списка)

Рис.6.4. Изменение/удаление Посетителя из Черного списка.

Для удобства работы в Черном списке организован Контекстный поиск. Инструменты поиска находятся внизу окна Черного списка. Для запуска поиска в поле "Поиск" введите первые буквы фамилии Посетителя и нажмите кнопку "Найти!".

Рис.6.5. Контекстный поиск по Черному списку.

6.2. Посетители на территории

Список "Посетители на территории" виден при задействованной интеграции со СКУД.

В списке отображаются все посетители, находящиеся на данный момент на территории.

В списке будут показаны все посетители, доступные Пользователю по правам.

6.3. Журнал аудита

Действия Пользователя, значимые с точки зрения состояния Системы, заносятся в журнал аудита.

Чтобы просмотреть этот журнал, нужно зайти в «Сервис → Журнал аудита». Чтобы посмотреть подробную информацию о конкретном событии, нужно из списка, представленного таблицей, выбрать одно и нажать по нему курсором мыши. В правой части окна будет показана подробная информация.

Рис.6.3.1. Журнал аудита.

Можно воспользоваться фильтром и вывести на экран только интересующие события.

Рис.6.3.2. Фильтр в журнале аудита.

Для начала поиска нужно выбрать сущность (объект), к которому относится событие. Например, все события, связанные с интересующим Пользователем.

Рис.6.3.3. Сущности в фильтре журнала аудита.

Ниже приведена Таблица со значимыми событиями, сохраняемыми в Журнале Аудита, сгруппированными по сущностям.

Таблица. Значимые события

6.4. Ведение справочника подразделений

Для работы со справочником подразделений нужно выбрать пункт меню «Справочники → Подразделения». Откроется форма, показанная на Рис.6.9.

Рис.6.9. Справочник подразделений

Подразделения могут иметь иерархическую структуру, т.е. у подразделения могут быть несколько дочерних подразделений, а у дочернего несколько подразделений более низкого уровня.

Чтобы добавить новое подразделение, нужно:

1. Выбрать компанию.
2. Ввести название подразделения и e-mail (необязательно).
3. Нажать кнопку «Добавить».

Чтобы добавить дочернее подразделение, нужно:

1. Выбрать компанию.
2. Выбрать головное подразделение.
3. Нажать кнопку «Добавить дочернее подразделение» (Рис.6.10).
4. Ввести название дочернего подразделения и e-mail (необязательно).
5. Нажать кнопку «Добавить».

Рис.6.10. Добавление/удаление подразделения, добавление дочернего подразделения.

Для редактирования нужно выбратьподразделение, внести изменения и нажать кнопку «Изменить».

Для удаления нужно выбрать подразделение и нажать кнопку «Удалить». Если в Системе имеются сотрудники, работающие в выбранном подразделении, удалить его будет нельзя.

6.5. Ведение справочника должностей

Для работы со справочником должностей нужно выбрать пункт меню «Справочники → Должности». Откроется форма, показанная на Рис.6.11.

Для добавления новой должности нужно нажать кнопку «Добавить», ввести справа название должности и нажать кнопку «Добавить», которая находится в правой части окна.

Для редактирования должности нужно выбрать ее из списка, изменить название и нажать «Сохранить».

Для удаления нужно выбрать должность и нажать кнопку «Удалить». Если в Системе имеются сотрудники с выбранной должностью, удалить ее будет нельзя.

Рис.6.11. Справочник должностей.

6.6.Ведение справочника зданий

Для работы со справочником зданий, нужно выбрать пункт меню «Справочники → Здания». Откроется форма справочника. Работа с данным справочником полностью идентична работе со справочником подразделений.

6.7. Ведение справочника организаций

Для работы со справочником организаций (компаний) нужно выбрать пункт меню «Справочники → Организации». Откроется форма справочника. Работа с данным справочником полностью идентична работе со справочником должностей.

7. Архив

В Системе присутствует подсистема "Архив", предназначенная для хранения старой информации по пропускам. Также в Архиве может сохранятся информация по Посетителям, их документам и фотографии. Наличие или отсутствие Архива в Системе зависит от того, был ли он проинсталлирован и от его настроек.

Рис.7.1. Пример пропуска в Архиве.

Настройка Архива осуществляется в пункте меню "Сервис → Параметры системы → Архив" (см. 10.2. "Системные параметры").

Перенос данных в Архив и очищение Архива происходит автоматически, параметры этих процедур также задаются в Параметрах Системы.

Внимание! Информация, перенесенная в Архив, перестает быть доступной из основного интерфейса Системы (например, из Журнала пропусков). Данные, находящиеся в Архиве, невозможно перенести обратно в основную БД.

Для удобства работы с Архивом, в нем реализован поиск и работа с фильтрами, аналогично другим разделам Системы.

7.1. Персональные настройки Пользователя

В персональных настройках можно изменить пароль и указать события, на которые Пользователь хочет получать уведомления. Для изменения персональных настроек нужно войти в пункт меню «Сервис → Персональные настройки» (чтобы это меню было доступно, нужно выпставить соответствующую опцию в настройках пользователя (Рис.6.2). После выбора меню откроется форма, показанная на Рис.7.1.

Рис.7.1. Добавление новой роли

В зависимости от наличия полномочий Пользователь может указывать, какие уведомления он хочет получать по e-mail (для этого должен быть указан SMTP-сервер в настройках Системы, а также e-mail данного Пользователя в справочнике).

После внесения изменений необходимо нажать на кнопку «Сохранить изменения».

7.2. Системные параметры

Для изменения настроек Системы Пользователю, имеющему соответствующие права, необходимо зайти в раздел «Сервис → Параметры Системы». Откроется форма, показанная на Рис.7.2.

Все настройки разбиты на логические группы и расположены на вкладках: Общие, Функциональные, Политика паролей, Системные.

Рис.7.2. Параметры Системы

Пользователь может редактировать следующие настройки:

Далее, Пользователь может изменить любые настройки Системы, после чего нажать кнопку «Сохранить» (Рис.7.2).

7.3. Настройка форм

Система позволяет настраивать формы заказаи оформления пропуска. Для этого Пользователю, имеющему соответствующие права, нужно войти в пункт меню «Сервис → Настройка форм», выбрать в появившемся окне форму для редактирования (Рис.7.3) и нажать кнопку «Настроить». Откроется окно настройки формы (Рис.7.4).

Рис.7.3. Выбор формы для настройки

Рис.7.4. Настройка формы

Настройки позволяют скрыть/отобразить различные вкладки и поля на формах, а также сделать различные поля обязательными или необязательными к заполнению. Таким образом, в зависимости от сохраненных настроек в различных организациях формы заказа и оформления пропуска могут существенно отличаться. Примеры можно посмотреть п. 4.3. Оформление пропуска.

После внесения каких-либо изменений необходимо нажать на кнопку «Сохранить».

7.4. Настройка ролей

Для просмотра и редактирования ролей, Пользователю, имеющему соответствующие права, необходимо зайти в «Сервис → Роли».

Чтобы добавить новую роль в Систему, Пользователю надо выбрать строку «Добавить новую роль» в верхнем поле окна (Рис.7.5), ввести новое название и описание роли и нажать кнопку «Добавить». После этого следует определить для роли права и области их распространения, т.е. отредактировать роль.

Рис.7.5. Добавление новой роли

Чтобы отредактировать роль, нужно:

1. Выбрать роль из списка ролей.
2. Выбрать сущность (объект Системы), к которому предоставляются права (Рис.7.6). Появится таблица с правами и областями распространения. Элементы списка сущностей при выборе имеют разный цвет: серым показаны те, у которых не отмечено ни одно право. Черным цветом показаны те объекты, к которым у данной роли есть хотя бы одно право доступа.
3. Отметить галочками нужные права и каждому праву определить область распространения (Рис.7.7).
4. Нажать кнопку «Изменить».
5. Выбрать (если нужно) другую сущность и повторить пп. 3 и 4.

Рис.7.6. Редактирование роли

Рис.7.7. Настройка прав для выбранной роли

Чтобы удалить роль, нужно выбрать ее из списка ролей и нажать кнопку «Удалить»

8. Интеграция с СКД

Система может быть интегрирована с различными СКД, например:

• Шэлт (компания "Шэлни")
• Кодос (НПК Союзавтоматика)
• Орион PRO v 1.10-1.11 (компания Bolid)
• SHS
• Simplex Ntek
• Рубеж (компания Сигма-ИС)
• KeriSystems
• Кронверк
• APACS (компания ААМ системз)
• Honeywell
• Legos
• Casi Rusco v 1.10 (БД MS SQL)
• ParsecNET 2
• BOSCH BIS

Чтобы использовать интеграцию, нужно:

1. приобрести лицензию для данной интеграции;
2. установить сервис интеграции;
3. настроить VisitorControl в соответствии типом интеграции (настройки, общие для всех типов интеграции, указаны в п. 10.2 "Системные параметры → Интеграция");
4. настроить сервис интеграции в соответствии с документацией, которую Вы получите при покупке лицензии (специализированные настройки для каждого типа интеграции указаны в данном документе).

9. Справочники

Система содержит справочники с помощью которых организована работа с Системой:

1. Cправочник "Пользователи"
1. Изменение полномочий Пользователя
2. Cправочник "Сотрудники"
3. Cправочник "Подразделения"
4. Cправочник "Должности"
5. Cправочник "Здания"
6. Cправочник "Организации"
7. Cправочник "Карты доступа"
8. Cправочник "Роли"
9. Cправочник "Смены"

9.1. Справочник "Пользователи"

Пользователь – это Сотрудник, имеющий доступ к Системе и полномочия для работы с Системой. Т.е. Сотрудник - зарегистрирован в Системе, но сам ей не пользуется (например, выступает в качестве принимающего лица), а Пользователь непосредственно работает в Системе.

Для открытия справочника Пользователей, воспользуйтесь меню «Справочники → Пользователи». Откроется окно справочника:

Рис.9.1.1. Просмотр справочника Пользователей

В левой части рабочего окна выводится список Пользователей, в правой - информация по выбранному Пользователю.

Для добавления нового Пользователя в справочник, нужно нажать кнопку «Добавить», после чего заполнить поля предлагаемой формы и нажать кнопку «Сохранить» (Рис.9.1.2).

Рис.9.1.2. Добавление нового Пользователя

Если такой Пользователь уже заведен в Системе как сотрудник, его можно выбрать из справочника сотрудников. Для этого нужно ввести первые буквы фамилии в соответствующее поле на форме "Добавление учетной записи пользователя" и нажать кнопку автоматического заполнения .

Если в справочнике сотрудников есть несколько человек, удовлетворяющих условиям поиска, Система покажет их список, из которого Вы сможете выбрать нужного.

Если такого сотрудника нет в справочнике сотрудников, достаточно создать Пользователя в форме "Добавление учетной записи пользователя" и после нажатия кнопки «Сохранить» будут созданы две связанные записи: пользователь и сотрудник.

Если заполнить поле «Сетевой логин» (с указанием домена), и включить опцию «автоматический вход», Система не будет предлагать ввести логин и пароль при входе; авторизация будет происходить автоматически по сетевой идентификации Пользователя. Для этого в адресной строке MS IE при входе в Систему необходимо указывать дополнительный параметр (запрос примерно будет выглядеть следующим образом: http://ServerName:Port/default.asp?AutoAuthentication=yes).

Для редактирования Пользователя выберите нужного Пользователя и нажмите кнопку «Редактировать» (Рис.9.1.1). В открывшейся форме можно скорректировать данные как о Пользователе, так и о сотруднике. Изменения сохранятся при нажатии кнопки «Сохранить». В этой же форме, нажав кнопку «Полномочия», можно изменить полномочия Пользователя.

Для удаления Пользователя выберите нужного Пользователя и нажмите кнопку «Удалить».

Невозможно удалить последнего администратора Системы. При подобной попытке появится сообщение:

Рис.9.1.3. Сообщение при попытке удалить последнего админа.

9.1.1. Изменение полномочий Пользователя

Для определения полномочий Пользователя нужно войти в справочник Пользователей, выбрать нужного Пользователя и нажать на кнопку «Полномочия», как показано на Рис.9.1.1. Откроется форма просмотра/изменения полномочий (Рис.9.1.1.1).

Рис.9.1.1.1. Редактирование полномочий Пользователя

Если нажать курсором мышки на названии роли, откроется подробный список полномочий данной роли.

Рис.9.1.1.2. Подробное описание роли

Вернувшись в окно Редактирование полномочий Пользователя,

Установив галочку напротив роли, администратор предоставляет Пользователю права и область их распространения, предусмотренные данной ролью.

В конце списка находится пункт «Дополнительные права доступа» (Рис.9.1.1.1), он дает возможность добавить Пользователю любые имеющиеся в Системе права и области их распространения в дополнение к данной роли. Если включить эту опцию (но сначала сохраните уже введенные изменения), появятся новые элементы: сущности (объекты Системы) и таблица с возможными для выбранной сущности правами и областями распространения прав (Рис.9.1.1.3).

Элементы списка сущностей при выборе имеют разный цвет: серым показаны те, у которых не отмечено ни одного дополнительного права, т.е.Пользователь к данному объекту не имеет доступа (по дополнительным правам доступа). Черным цветом показаны те объекты, к которым у Пользователя, помимо ролей, есть хотя бы одно дополнительное право доступа.

Рис.9.1.1.3. Дополнительные права доступа

Предоставив права для одной сущности, необходимо сначала нажать кнопку «Сохранить изменения», а уж потом переходить к предоставлению прав к другой сущности.

Если необходимо всем пользователям с определенной ролью дать дополнительное право, лучше поправить саму роль, расширив ее пономочия. Скорректировать роль вы можете в справочнике "Роли".

9.2. Справочник "Сотрудники"

Для ведения справочника сотрудников Пользователю Системы необходимо зайти в раздел «Справочники → Сотрудники». Откроется форма справочника "Сотрудников":

Рис.9.2.1. Справочник сотрудников

Если выбранный Сотрудник является Пользователем, на форме отображается информация о его полномочиях (Рис.9.2.1).

Для добавления объекта в справочник, нажмите кнопку «Добавить», после чего заполнить поля открывшейся формы и нажать кнопку «Сохранить» (Рис.9.2.2).

Рис.9.2.2. Добавление нового сотрудника.

Созданный сотрудник не будет иметь полномочий в Системе, однако его можно будет указывать при оформлении заявки на пропуск в качестве принимающего лица. В дальнейшем его можно будет сделать Пользователем (п.9.1. Ведение справочника Пользователей).

Для редактирования данных о сотруднике нужно выбрать сотрудника, нажать кнопку «Редактировать», и в окне "Редактирование сотрудника изменить данные, после чего нажать кнопку "Сохранить".

Если сотрудник является Пользователем, то после нажатия кнопки "Редактировать" откроется окно "Редактирования Пользователя" (несмотря на то, что вы находитесь в справочнике Сотрудников). После редактирования изменятся данные в обоих справочниках: Пользователя и Сотрудника.

Чтобы удалить данные о сотруднике, выберите Сотрудника и нажмите кнопку "Удалить".

Невозможно удалить последнего администратора Системы. При подобной попытке появится сообщение:

Рис.9.2.3. Сообщение при попытке удалить последнего админа.

9.3. Справочник "Подразделения"

Для работы со справочником подразделений нужно выбрать пункт меню «Справочники → Подразделения». Откроется форма, показанная на Рис.9.3.1.

Рис.9.3.1. Справочник подразделений

Чтобы добавить новое подразделение, нужно:

1. В списке Организаций выбрать Организацию для которой будет создано Подразделение.
2. Нажать кнопку «Добавить».
3. В форме "Информация о подразделении" ввести название подразделения и контактный e-mail (необязательно).
4. Нажать кнопку «Сохранить».

Подразделения могут иметь иерархическую структуру, т.е. у подразделения могут быть несколько дочерних подразделений, а у дочернего - несколько подразделений более низкого уровня.

Чтобы добавить дочернее подразделение, нужно:

1. Выбрать Организация.
2. Выбрать головное подразделение, которому будет подчиняться создаваемое подразделение.
3. Нажать кнопку «Добавить дочернее подразделение» (Рис.9.3.2.).
4. Ввести название дочернего подразделения и e-mail (необязательно).
5. Нажать кнопку «Сохранить».

Рис.9.3.2. Пример дочернего подразделения.

Для редактирования нужно выбрать подразделение, внести изменения и нажать кнопку «Сохранить».

Для удаления подразделения нужно выбрать подразделение и нажать кнопку «Удалить».

9.4. Справочник "Должности"

Для работы со справочником должностей нужно выбрать пункт меню «Справочники → Должности». Откроется форма, показанная на Рис.9.4.1.

Рис.9.4.1. Справочник должностей.

Для добавления новой должности нужно нажать кнопку «Добавить», находящуюся внизу окна, ввести название должности и нажать вторую кнопку «Добавить» на форме "Информация об объекте".

Для редактирования должности, нужно выбрать ее из списка, изменить название и нажать «Сохранить».

Для удаления нужно выбрать должность и нажать кнопку «Удалить».

Если в Системе имеются сотрудники с выбранной должностью, удалить ее будет нельзя, появится соответствующее сообщение:

Рис.9.4.2. Сообщение при попытке удалить должность, которая используется.

9.5. Справочник "Здания"

Для работы со справочником зданий выберите меню «Справочники → Здания». Откроется форма справочника.

Рис.9.5.1. Вид справочника "Здания".

Для создания новой записи нажмите кнопку "Добавить" и в открывшейся форме укажите Краткое и Полное наименование объекта. При необходимости измените тип объекта и нажмите кнопку "Сохранить".

Рис.9.5.2. Изменение типа объекта.

Справочник "Здания" имеет древовидную структуру, т.е. к основному объекту вы можете привязывать дочерние.

Рис.9.5.3. Пример древовидной структуры справочника.

Чтобы создать дочерний объект, выделите ветку которой она будет подчиняться и в окне "Информация об объекте" нажмите кнопку "Добавить дочерний объект".

Чтобы отредактировать информацию, откройте нужную запись с помощью курсора мышки, измените данные и нажмите кнопку "Сохранить".

Для удаления здания, откройте запись и нажмите кнопку "Удалить".

Невозможно удалить здание, которое содержит дочерние объекты. При возникновении подобной ситуации появится сообщение:

Рис.9.5.4. Сообщение при попытке удалить здание, содержащие дочерние объекты.

Если Вам необходимо удалить здание с дочерними объектами, вначале удалите дочерние объекты, а уже затем - само здание.

9.6. Справочник "Организации"

Для работы со справочником организаций (компаний) нужно выбрать пункт меню «Справочники → Организации». Откроется форма справочника.

Рис.9.6.1. Вид справочника "Организации".

Для создания новой записи нажмите кнопку "Добавить" и в открывшейся форме укажите Краткое и Полное названия организации. При необходимости укажите контактный E-mail и нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы отредактировать информацию, откройте нужную запись с помощью курсора мышки, измените данные и нажмите кнопку "Сохранить".

Для удаления организации, откройте запись и нажмите кнопку "Удалить".

Вместе с организацией удаляются ее подразделения и сотрудники. Если вы пытаетесь удалить организацию, для которой заведены подразделения и сотрудники, появится соответствующее сообщение:

Рис.9.6.2. Пример сообщения при удалении организации, для которой заведены подразделения и сотрудники.

При нажатии кнопки "Ок" все указанные данные будут удалениы, а при нажатии кнопки "Отмена" - отменена попытка удаления.

Кроме этого, нельзя удалить организацию, к которой привязан последний администратор системы. При возникновении подобной ситуации, появится сообщение:

Рис.9.6.3. Пример сообщения при попытке удалить организацию с последним администратором системы.

9.7. Справочник "Карты доступа"

Наличие в интерфейсе справочника "Карты доступа" зависит от настроек Системы. Если в меню "Сервис → Параметры системы" на вкладке "Карты доступа" задно использование карт доступа, справочник будет отображаться в Системе. Если же используются бумажные пропуска, справочник будет скрыт.

Для работы со справочником "Карты доступа" нужно выбрать пункт меню «Справочники → Карты доступа». Откроется форма справочника:

Рис.9.7.1. Вид справочника "Карты доступа".

Существуют два способа заполнения справочника:

• Ручной. Вы с помощью клавиатуры заполняете поля "Заводской номер" и "Читаемый номер".
• Автоматический. Если у Вас подключен и настроен считыватель карт (настройка производится в меню "Сервис → Параметры системы" вкладка "Карты доступа"), Вы можете поднести карту к считывателю, и после прочтения карты на форме автоматически заполняются поля "Заводской номер" и "Читаемый номер". При необходимости Вы можете поправить "Читаемый номер" или задать "Комментарии".

Если считыватель настроен некорректно, но в настройках Системы задана работа карт со считывателем, при работе со справочником будет появляться окно настройки считывателя:

Рис.9.7.2. Окно настройки считывателя.

Для настройки считывателя задайте порт к которому он подключен и нажмите кнопку Ок.

Для редактирования данных о карте, необходимо открыть информацию о ней с помощью нажатия курсором мышки на строке с номером карты, и в открывшейся форме внести изменения, а затем нажать кнопку Сохранить.

Для удаления карты, откройте нужную запись и нажмите кнопку Удалить.

Поле "Выдана" заполняется Системой автоматически. С помощью этой колонки можно узнать информацию по выданным картам: у кого из Посетителей какая карта находится. Как только на посетителя оформляется пропуск с выдачей карты, в справочнике "Карты доступа" для выданной карты Система проставляет ФИО Посетителя, которому была выдана данная карта. Как только в Системе появилась информация о сдаче карты, Система автоматически очищает данное поле.

С помощью отметки "Активна" Вы можете указать с какими картами работает Система. Если Вы хотите временно ограничить список карт, Вы можете не удалять их из справочника, а снять данную отметку, тогда при оформлении пропуска список свободных карт, доступных для выбора будет сокращен. Список выбираемых карт при оформлении пропуска ограничен активными свободными картами.

9.8. Справочник "Роли"

Для просмотра и редактирования ролей, Пользователю, имеющему соответствующие права, необходимо зайти в «Справочники → Роли».

Пункт меню Роли не будет отображаться, если в Параметрах системы не установлена настройка Отображать пункт меню роли.

Чтобы добавить новую роль в Систему, Пользователю надо выбрать строку «Добавить новую роль» в верхнем поле окна (Рис.9.8.1), ввести новое название и описание роли и нажать кнопку «Добавить». После этого следует определить для роли права и области их распространения, т.е. отредактировать роль.

Рис.9.8.1. Добавление новой роли

Чтобы отредактировать роль, нужно:

• Выбрать роль из списка ролей.
• Выбрать сущность (объект Системы), к которому предоставляются права (Рис.9.8.2). Появится таблица с правами и областями распространения. Элементы списка сущностей при выборе имеют разный цвет: серым показаны те сущности, которым не дано ни одно право. Черным цветом показаны те объекты, к которым, для данной роли, дано хотя бы одно право доступа.

Рис.9.8.2. Редактирование роли

• Отметить галочками нужные права и каждому праву определить область распространения (Рис.9.8.3).
• Нажать кнопку «Сохранить».
• Выбрать (если нужно) другую сущность и повторить вышеуказанные действия.

Рис.9.8.3. Настройка прав для выбранной роли

Чтобы удалить роль, нужно выбрать ее из списка ролей и нажать кнопку «Удалить».

Ниже приведен полный список полномочий для основных ролей, сгруппированный по ролям:

9.9. Справочник "Смены"

Для работы со справочником "Смены" нужно выбрать пункт меню «Справочники → Смены». Откроется форма справочника

Рис.9.9. Форма справочника

В данном справочнике задаются смены работы сотрудников организации. В последствии, оформляя заявку, Вы можете выбрать выбрать время действия заявки/пропуска на основе одной из указанных смен (либо задать вручную). На форме оформления заявки по умолчанию выбрана смена, которая в справочнике задана "по умолчанию".

Создавая новую смену, Вы должны нажать кнопку "Добавить новую", расположенную внизу окна и в открывшейся форме указать:

• Имя смены,
• Начало и конец смены.

Кроме этого, вы можете

• отметить смену "по умолчанию",
• задать сотрудников, работающих в эту смену,
• указать куда будут перемещены сотрудники, удаленные из данной смены,
• задать комментарии.

Чтобы отредактировать смену, ее нужно открыть с помощью нажатия курсором мышки, внести изменения и нажать кнопку Сохранить.

Для удаления откройте смену и нажмите кнопку Удалить.

9.10. Справочник "Уровни доступа"

Для работы со справочником "Уровни доступа" нужно выбрать пункт меню «Справочники → Уровни доступа». Откроется форма справочника:

Рис.9.10. Форма справочника

Справочник содержит информацию по Уровням доступа, которые были заведены пользователем или импортированны в Систему из СКУД.

Импорт данного справочника из СКУД осуществляется Модулем интеграции при соответствующей его настройке.

Создавая самостоятельно новый Уровень доступа, Вы должны нажать кнопку "Добавить новый", расположенную внизу окна и в открывшейся форме указать:

• Наименование Уровня доступа,
• Активный (данная настройка позволяет временно активировать или деактивировать Уровень доступа),
• Обновляемый (данная настройка указывает требуется ли в дальнейшем обновление(синхронизация) данной записи со СКУД,
• СКУД ID (кодовое название Уровня доступа в СКУД),
• Комментарии,
• Принадлежность группам Уровней доступа.

Чтобы отредактировать Уровень доступа, его нужно выбрать, с помощью нажатия курсором мышки, внести изменения и нажать кнопку Сохранить. Импортированные Уровни доступа, так же доступны для редактирования.

Для удаления выберите Уровень доступа и нажмите кнопку Удалить.

9.11. Справочник "Группы уровней доступа"

Группы уровней доступа используются в Системе для назначения посетителю (выдаваемой Карте доступа) набора прав доступа в СКУД для прохода на охраняемую территорию.

Группа уровней доступа может назначаться посетителю автоматически (при определении однозначного соответствия между Подразделением принимающей стороны и ГУД) либо Оператором бюро пропусков при оформлении пропуска (при отключённой установке Параметра интеграции "Одной компании - одна ГУД")

Для работы со справочником "Группы уровней доступа" нужно выбрать пункт меню «Справочники → Группы уровней доступа». Откроется форма справочника. Форма справочника может иметь несколько видов в зависимости от настроек Параметров Интеграции:

Рис.9.11.1. Форма справочника без дополнительных настроек

Рис.9.11.2. Форма справочника при установленой настройке "В одной ГУД один уровень доступа"

Рис.9.11.3. Форма справочника при установленых настройках "В одной ГУД один уровень доступа" и "Одной компании - одна ГУД"

Справочник содержит информацию по Группам уровней доступа, которые были заведены пользователем или сгенерированны автоматически при импорте Уровней доступа из СКУД.

Автоматическая генерация данного справочника осуществляется Модулем интеграции при соответствующей его настройке.

Создавая самостоятельно новую Группу уровней доступа, Вы должны нажать кнопку "Добавить новый", расположенную внизу окна и в открывшейся форме указать:

• Наименование Группы уровней доступа
• Состав группы (один или несколько Уровней доступа входящих в ГУД),
• Привязка к компаниям, подразделениям.

Чтобы отредактировать Группу уровеней доступа, её нужно выбрать, с помощью нажатия курсором мышки, внести изменения и нажать кнопку Сохранить.

Для удаления выберите Группу уровеней доступа и нажмите кнопку Удалить.

10. Настройки Системы

1. Персональные настройки Пользователя
2. Системные параметры
3. Настройка форм
4. Лицензии

10.1. Персональные настройки Пользователя

На вкладке "Персональные настройки" Пользователь может:

• указать события, при возникновении которых, он хочет получать уведомления;
• показать или скрыть строку состояния VisitorControl;
• установить параметры сканирования документа.

Внимание! Все настройки, установленные на этих вкладках будут действовать только для данного Пользователя!

Для изменения персональных настроек нужно войти в пункт меню «Сервис → Персональные настройки». Чтобы для Пользователя это меню стало доступно, в учетной записи Пользователя в "Справочнике Пользователей" должна быть выставлена опция "Отображать персональные настройки" (Рис.9.1.2). После выбора меню откроется форма, показанная на Рис.10.1.1.

Рис.10.1.1. Настройка персональных уведомлений.

В зависимости от наличия полномочий Пользователь может указывать, какие уведомления он хочет получать по e-mail (для этого должен быть указан SMTP-сервер в настройках Системы, а также e-mail данного Пользователя в справочнике "Пользователи").

На следующей вкладке Пользователь может показать или скрыть строку состояния Системы:

Рис.10.1.2. Настройка статусной строки Системы.

На третьей вкладке Пользователь может выставить параметры сканирования документа:

Рис.10.1.4. Настройка параметров сканирования документа.

После внесения изменений необходимо нажать на кнопку «Сохранить изменения».

10.2. Системные параметры

Для изменения настроек Системы Пользователю, имеющему соответствующие права, необходимо зайти в раздел «Сервис → Параметры Системы». Откроется форма, показанная на Рис.10.2.1.

Рис.10.2.1. Параметры Системы

Все настройки разбиты на логические группы и расположены на вкладках:

• Общие
• Функциональные
• Безопасность
• Системные
• Карты доступа
• Штрих-код
• Архив
• Информационные
• Обработка ПД

Пользователь может редактировать следующие настройки:

Для изменения настроек интеграции Системы со СКУД Пользователю, имеющему соответствующие права, необходимо зайти в раздел «Сервис → Параметры интеграции». Откроется форма, показанная на Рис.10.2.2.

Рис.10.2.2. Параметры Системы. Интеграция

Пользователь может редактировать следующие настройки:

Пользователь может изменить любые настройки Системы, после чего нажать кнопку «Сохранить» (Рис.10.2.1).

10.3. Настройка форм

Система позволяет настраивать формы заказа и оформления пропуска. Для этого Пользователю, имеющему соответствующие права, нужно войти в пункт меню «Сервис → Настройка форм», выбрать в появившемся окне форму для редактирования (Рис.10.3.1) и нажать кнопку «Настроить».

Рис.10.3.1. Выбор формы для настройки

Откроется окно настройки формы (Рис.10.3.2).

Рис.10.3.2. Настройка формы

Настройки позволяют скрыть/отобразить различные вкладки и поля на формах, а также сделать различные поля обязательными или необязательными к заполнению. Т.е., в зависимости от сохраненных настроек, в различных организациях формы заказа и оформления пропуска могут существенно отличаться. Примеры можно посмотреть п. 4.3. Оформление пропуска.

После внесения каких-либо изменений необходимо нажать на кнопку «Сохранить».

Список полей, которые можно настроить в Системе:

10.4. Лицензия

"Лицензия" - специальная вкладка Системы, где Админинстратор Системы может узнать о закупленных модулях Системы и количестве пользователей, которые могут работать с Системой. На данной вкладке указаны все купленные модули, независимо от того, включены они в данный момент в Настройках системы или нет.

Вкладка "Лицензия" находится в "Сервис → Лицензия".

Рис.10.4.1. Вкладка "Лицензия". Пример.

11. Защита персональных данных

Для для соответствия ФЗ РФ №152-ФЗ от 27.07.2006 года "О персональных данных" в Систему включены седующие функции:

• генерация и распечатка Письменного согласия субъекта ПДн на обработку своих ПДн (далее "Согласие") перед оформлением пропуска (т.е. сохранением его ПДн в информационную базу Системы);
• отзыв всех ПДн посетителя (удаление(обезличивание) ПДн из Системы);
• сохранения в данных посетителя даты подписания Согласияю.

Для включения функционала работы с ПДн необходимо в Параметрах системы включить настройку "Включить функционал по работе с ПДн"

Письменное согласие

На Форме оформления пропуска появляются новые элементы управления (Рис. 11.1.), а в процедуру оформления пропуска п.п. 4.1, 4.2, 4.3 вносятся следующие изменения:

• перед нажатием на кнопку Оформить пропуск необходимо нажать кнопку Печати письменного согласия ;
• распечатать Согласие;
• передать распечатанное Согласие посетителю на подпись;
• после подписания Согласия поставить на форме галочку "Согласие подписано" (активируется кнопка "Оформить пропуск");
• нажать кнопку "Оформить пропуск".

Рис.11.1.Элементы управления функционала ПДн

Отзыв персональных данных

Для отзыва ПДн пользователю, обладающему правом "Отзыв персональных данных посетителя из системы", необходимо выбрать нужного посетителя в списке Посетители и нажать кнопку "Отозвать персональные данные" (Рис.11.2.)

Рис.11.2.Отзыв персональных данных

После отзыва ПДн, из системы удалятся: фото, сканы документов, паспортные данные, а ФИО будет изменено в соответствии с настройкой Системы "При отзыве данных ФИО представить в виде". Информация о датах посещения "обезличенного посетителя" из системы не удаляется.

Замечание: Текст согласия может быть откорректирован специалистом обладающим знаниями по редактированию HTML-кода. Файл-шаблон Согласия сохранён в корневой папке сайта Системы под именем Agreement.htm

Приложение. Права и области распространения ролей в Системе при поставке